I. Responsable del Tratamiento

Queremos contarte que la Universidad Ean, en su calidad de institución de educación superior sin ánimo de lucro con personería jurídica, otorgada mediante Resolución No. 2898 del 16 de mayo de 1969 del Ministerio de Justicia, reconocida académicamente como Universidad por medio de la Resolución 2470 del 30 de mayo de 2006, identificada con NIT. 860.026.058-1 y con domicilio principal en la dirección: Calle 71 No. 9 – 84 de la ciudad de Bogotá D.C. y número telefónico es el 601 – 593 64 64, bajo el desarrollo habitual de sus actividades, actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1074 de 2015, las Circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, como cualquier norma o regulación que modifique y/o adicione a las anteriores y de conformidad con la Política para el Tratamiento de Datos Personales, disponible en: Política de tratamiento de datos personales

Es por esto que consideramos relevante compartir contigo y en general con nuestros Titulares y grupos de interés (Estudiantes, Aspirantes, Familiares, Visitantes, Docentes, Trabajadores, Contratistas y Graduados, entre otros), el presente Aviso de Privacidad, como una introducción a nuestras prácticas para el procesamiento y/o Tratamiento de la información personal, de cada Titular, según corresponda el tipo de relación que tengas con la Universidad Ean, la definición de las finalidades que apliquen a dichos Tratamientos y los canales por medio de los cuales, puedes acceder a nuestras Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, en toda su extensión.

Te informamos que garantizaremos el ejercicio de tus derechos como Titular de tus Datos personales, de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de Datos Personales, de conformidad con la normativa vigente sobre la materia y anteriormente citada.

En todo caso, como Titular de los Datos Personales puedes ponerte en contacto con nosotros a través de la dirección física mencionada en el párrafo anterior, o comunicarte al teléfono 593 6464 Ext: 1195. Para consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de tus Datos Personales, por favor contáctanos al correo electrónico habeasdata@universidadean.edu.co

II. Tratamiento de los Datos Personales

Es importante para la Universidad Ean, mantenerte informado sobre el Tratamiento al que serán sometidos tus Datos Personales, de conformidad con el tipo de relación que tengas con la institución. Los Tratamientos generales son, pero sin limitarse a: La recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación y supresión de los Datos Personales de los Titulares según la necesidad y contexto a cubrir. Para profundizar en las modalidades del Tratamiento de tus Datos Personales, te invitamos a seguir leyendo y a conocer nuestra Política para el Tratamiento de Datos Personales, disponible en el siguiente enlace: Política de tratamiento de datos personales

En la Universidad Ean sólo recolectamos y tratamos los Datos Personales que sean necesarios, pertinentes y adecuados, conforme a las finalidades que apliquen, alineados al vínculo con el Titular. El Tratamiento de dichos Datos Personales, está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia, en las Autorizaciones que hayamos recabado de nuestros Titulares, en caso de aplicar y de conformidad con el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada y nuestro deber de mantenerte, como Titular, totalmente informado.

Finalmente, te queremos contar que la Universidad Ean, podrá Tratar Datos Personales sin previa Autorización del Titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública, en contextos de cumplimiento de normas paralelas y en los casos expresamente exceptuados por la Ley. En estos casos la Universidad Ean, velará por aplicar los principios para el Tratamiento establecidos en la normativa de Datos Personales, los manuales y guías internas dispuestos para generar un ambiente seguro y confiable en la materia y de conformidad con los principios y buenas prácticas que sean tenidas en cuenta por la Autoridad para validar el cumplimiento de las obligaciones.

Es necesario que tengas en cuenta que, en virtud de la condición de la Universidad como Institución de Educación Superior, se requerirán aquellos Datos Personales necesarios para el cumplimiento de la misión, visión, propósito superior, vinculada sustantivamente con la labor de docencia, investigación y extensión.

La Universidad Ean tiene un deber de información, en virtud del cual comunica a sus grupos de interés las actividades y finalidades que se consideran indispensables para desarrollar su misión institucional, con el fin de construir comunidad y de fomentar el respeto, la diversidad y la inclusión en la sociedad, de conformidad con la normatividad interna de la Institución.

III. Datos Sensibles

Es fundamental contarte que la Universidad Ean restringirá el Tratamiento de Datos Personales de naturaleza sensible, a lo estrictamente indispensable para prestar los servicios educativos y desarrollar su gestión administrativa y en todo caso, solicitará consentimiento previo y explícito sobre la finalidad del Tratamiento de esta subcategoría de Datos Personales, y el carácter facultativo de dicho consentimiento. De igual manera, velaremos por establecer medidas de seguridad reforzadas y lineamientos de confidencialidad estrictos para los escenarios en donde el Tratamiento de Datos Sensibles sea requerido.

En aquellos casos en que para el desarrollo de las actividades académicas o administrativas sea indispensable la recolección de determinada información que pueda tener naturaleza sensible, se informará claramente al Titular de los Datos Personales con el fin de que éste entienda la razonabilidad de la solicitud, y pueda de esa manera manifestar el consentimiento explícito requerido.

Cuando adviertas en calidad de Titular, que se te está solicitando un Dato Sensible para una actividad no indispensable para la prestación del servicio educativo o ejecución de la labor contratada, podrás expresar tu negativa a suministrar dicho dato.

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean requeridos en cumplimiento de deberes legales y/o contractuales cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

• El respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes y de sus derechos fundamentales.
• Tener en cuenta y valorar la opinión de los niños, las niñas y adolescentes, cuando estos cuenten con la madurez, autonomía y capacidad para entender la materia.

Dentro del cumplimiento de los anteriores requisitos, el representante legal del niño, la niña o el adolescente podrá otorgar la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del menor a su cargo, previo ejercicio del derecho del niño, la niña o el adolescente de su derecho a ser escuchado. Opinión que deberá valorarse, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Para garantizar derechos superiores, ten en cuenta que la Universidad Ean podrá solicitar directamente la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales a menores adultos, de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Universidad disponible en el siguiente enlace: (incluir) y bajo el principio del interés superior del menor, frente al ejercicio de su derecho fundamental a la educación.

Ten presente, que en aquellos casos en que existan trámites precontractuales o informativos sobre programas académicos, planes de financiación, convenios con otros establecimientos educativos la Universidad atenderá las solicitudes que hagan menores adultos, y conservará su información exclusivamente para las finalidades informadas a este Titular, las cuales estarán relacionadas únicamente con intereses académicos.

De manera especial, te recomendamos a ti como Titular cuidar de tu información personal y suministrar solamente la que sea requerida por la Universidad Ean a través de los formatos y canales habilitados para ello. Por ello, recuerda que en los espacios académicos físicos y virtuales no se deben exponer Datos Personales que pertenezcan a la esfera íntima del Titular, lo cual supone que hagas un uso consciente de las plataformas tecnológicas que evite afectar la intimidad propia o la de terceros.

Finalmente, te recomendamos avisarnos de manera oportuna sobre cualquier afectación que adviertas relacionada con información personal propia o de terceros de tal manera que, como Universidad, podamos adoptar las medidas de protección adecuadas y oportunas cuando estemos enfrentando situaciones imprevistas en las que se haya generado algún riesgo para tu información personal. En estos casos dirigirse a la Oficial de Protección de Datos Personales mediante el email: habeasdata@universidadean.edu.co

IV. Finalidades del Tratamiento

Dado el vínculo o la relación que tienes o buscas establecer con la Universidad Ean, la Institución tomará los Datos Personales que nos entregaste de forma libre y voluntaria y los incluirá en sus bases de datos, las cuales son administradas de acuerdo con la Política de tratamiento de datos personales, la normativa y reglamentación vigente.

De forma general, el Tratamiento de tus Datos Personales se encuentra relacionado con las siguientes finalidades:

PARA TODOS LOS TITULARES

PARA DARTE ACCESO A LAS INSTALACIONES

Para esto deberás proporcionar algunos Datos Personales de identificación y contacto, que pueden incluir tu imagen, huella y análisis biométrico que permite el seguimiento y control de tu acceso a las instalaciones y servicios que presta la Universidad Ean. Entendemos que estos últimos son Datos Sensibles, sin embargo, son indispensables para esta finalidad.

Recuerda que, en caso de requerir comunicarnos contigo, únicamente utilizaremos los Datos Personales que hemos solicitado y los suministrados por ti.

PARA CUMPLIR CON LAS FUNCIONES DE SEGURIDAD DE LA UNIVERSIDAD

Contamos con un sistema de videovigilancia (plenamente identificado) que monitorea y puede captar tus imágenes con el objetivo de preservar la seguridad y facilitar el cumplimiento de las funciones académicas, administrativas y disciplinarias de la Institución.

Además, es importante que conozcas que algunas actividades académicas y formativas en las que participes pueden ser grabadas por la Universidad Ean.

PARA LA PARTICIPACIÓN EN REUNIONES DE TRABAJO Y/O ACADÉMICAS

Algunas actividades académicas, formativas, laborales o de servicios en las que participes tu y cualquier otro Titular, pueden ser grabadas por la Universidad Ean y se podría solicitar el encendido de cámara, cuando exista una finalidad y un propósito claro y admisible para esto o cuando hayamos obtenido previamente tu Autorización.

De igual manera, la Institución es consciente de que las grabaciones y el uso de tu imagen, corresponde al Tratamiento de datos biométricos, los cuales clasifican como de naturaleza sensible, por lo cual serán Tratados con especial cuidado y medidas reforzadas de seguridad.

SI ERES ASPIRANTE, INTERESADO, ESTUDIANTE, REPRESENTANTE LEGAL DE UN ESTUDIANTE, DOCENTE, EMPLEADO (COLABORADOR), PROVEEDOR O CONTRATISTA

PARA ACOMPAÑARTE EN TU PROCESO DE VINCULACIÓN Y/O EN EL RELACIONAMIENTO QUE TENGAS CON LA UNIVERSIDAD EAN

En este proceso recabaremos información personal para adelantar tu vinculación y desarrollar las actividades propias de tu relación contractual con la Universidad, llevar a cabo la prestación de los servicios actuales y futuros ofrecidos por la Institución, darte a conocer las alianzas nacionales e internacionales y convenios que tenemos disponibles para tu desarrollo, divulgar los beneficios, descuentos, becas y programas de financiación a los que te puedes postular, así como verificar tu información académica, financiera, administrativa, judicial y demás que sea necesaria para prestarte nuestros servicios.

PARA COMUNICARNOS CONTIGO Y MANTENERTE INFORMADO

Usaremos tus Datos Personales para informarte, enviarte comunicaciones y actualizaciones respecto de tu relación contractual con la Universidad Ean, la prestación de los servicios actuales y futuros, sus términos y condiciones, las actividades de acompañamiento a la comunidad Eanista, las alianzas y convenios nacionales e internacionales que tengamos disponibles para tu desarrollo, los servicios de carácter comercial y publicitario propios o de nuestros aliados, los beneficios, descuentos y becas a los que te puedas postular y programas de bienestar de los que puedas ser parte, así como cambios que puedan presentarse en los servicios de la Universidad.

Al ser una Institución académica vanguardista y propositiva, también necesitamos contactarte para poder informarte, actualizarte y si es el caso, solicitar nuevas Autorizaciones, conforme al uso de nuevas tecnologías que nos permiten prestar mejor nuestros servicios.

Así las cosas, te garantizamos desde la calidad de Responsable del Tratamiento, que cobija a la Universidad, que cumpliremos con los principios de transparencia, seguridad, calidad de la información, idoneidad, razonabilidad y necesidad, para que la implementación de la tecnología sea bajo las mejores prácticas y conforme a finalidades éticas que han formado a nuestra comunidad Eanista.

PARA CONOCER TUS NECESIDADES ESPECÍFICAS Y PRESENTARTE OFERTAS Y BENEFICIOS

Para acompañarte en tu relacionamiento con la Universidad, es importante conocer tu opinión y condiciones particulares. Esta información será Tratada con las siguientes finalidades específicas:

1. Conocer la percepción que tienes sobre servicios de la U y la calidad de los mismos.
2. Entender tu afinidad y/o tus preferencias con los programas y servicios de la U y los de sus aliados.
3. Realizar Transferencia y/o Transmisión de tus Datos Personales tanto a nivel nacional como internacional, atendiendo a tu interés y cumpliendo con los compromisos de Ley.
4. Desarrollar las actividades administrativas necesarias para el relacionamiento con la Universidad Ean, incluyendo emisión de facturación, cobros y pagos, entre otras.
5. Actualizar tu información y la de quienes hayan servido de garantes o codeudores, así como emitir certificaciones.
6. Recabar y salvaguardar tu estado académico, administrativo, disciplinario y/o financiero en la Universidad Ean y tu historial académico/profesional previo, junto con la documentación personal que entregues en el proceso de vinculación a la Institución.
7. Acompañar a los miembros de la comunidad Eanista a través de programas de bienestar de atención psicosocial, actividades deportivas, culturales, de salud, entre otras.
8. Acompañar y ejecutar las acciones disponibles por la Universidad Ean para retener talento y para promover el éxito académico.
9. Informar a terceros (por ejemplo, familiares o acudientes) sobre situaciones relevantes del desarrollo de la relación académica, proponer y gestionar planes de acompañamiento, suministro de información de financiación y pagos.

PARA FACILITAR EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES ACADÉMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DISCIPLINARIAS

Algunas actividades académicas y formativas en las que participes pueden ser grabadas a través de las plataformas tecnológicas dispuestas por la Universidad Ean. Así mismo, algunas pruebas virtuales podrán desarrollarse con el apoyo de tecnología que permite registrar el comportamiento del estudiante y su desempeño en las mismas, por lo cual se requerirá de tus registros de imagen y/o de audio, los cuales podrían llegar a tener la naturaleza de sensible, si se aplican técnicas biométricas.

Queremos RECORDARTE que:

• Para acompañar tu formación integral o vínculo con la Universidad podrá ser necesario tratar datos relativos a tu historial deportivo, intereses culturales, a tu salud y condición física y sicológica.
• Si eres mayor de 12 años y menor de 18 años, tienes la calidad de MENOR ADULTO y por ello tú puedes otorgar directamente la Autorización para informarte sobre el portafolio de programas académicos de la Institución y para garantizarte el acceso y prestación del servicio educativo. En este sentido, la Universidad Ean protegerá tus Datos Personales y sólo los usará para que puedas adelantar tu proceso formativo y hagas efectivo tu derecho a la educación protegido por la Constitución.
• Puedes ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre el Tratamiento de los Datos Personales, mediante escrito dirigido a la UNIVERSIDAD EAN, identificada con NIT 860. 026.058 – 1 y teléfono (571) 5936464 a la dirección de correo electrónico habeasdata@universidadean.edu.co, indicando en el asunto el derecho que deseas ejercer, o mediante correo ordinario a la dirección: Calle 79 # 11 – 45, Bogotá, D.C.

Estas finalidades se desarrollan en cada una de las bases de datos registradas antes la Superintendencia de Industria y Comercio. Te contamos que la Universidad Ean, tiene registradas las siguientes bases de datos:

V. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Es importante que conozcas que la Universidad Ean podrá transmitir tus Datos Personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa, académica, o comercial, a quienes le provean bienes o servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias. En este ejercicio, la Universidad Ean adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a tus Datos Personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales adoptada por la institución, el deDirectrices y Procedimientos, el Manual de Seguridad de la Información y los principios de protección de Datos Personales establecidos en la Ley y también en lo dispuesto en la Circular 003 del 22 de agosto de 2024 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, frente a la potencial observancia de Co responsabilidades en el Tratamiento de Datos Personales. Así como velará, porque cuenten con sus propias Políticas y tengan medidas de seguridad y procesos que permitan dar un uso sujeto a la finalidad y con el cumplimiento de los deberes establecidos en la Ley para los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento.

En todo caso, la Transferencia Internacional de Datos Personales se realizará, previa Autorización del Titular, únicamente a terceros con quienes la Universidad Ean, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal y con aquellos con quienes los estudiantes hayan manifestado su interés de generar un vínculo académico.

VI. Uso de nuevas Tecnologías de la Información y herramientas con IA

De conformidad con la misión, visión, y propósito superior de la Universidad Ean, vinculada sustantivamente con la labor de docencia, investigación y extensión, queremos contarte que estamos siempre buscando nuevas alternativas y eficiencias para ti, y para el tipo de relación contractual que tengamos.

Te invitamos a profundizar en los parámetros y directrices que tenemos en cuenta para la implementación de una nueva tecnología, en nuestra Política para el Tratamiento de Datos Personales, las cuales están fijadas conforme a la narrativa regulatoria de la Autoridad, especialmente conforme a las Circulares 002 del 21 de agosto de 2024 y 003 del 22 de agosto de 2024 expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y por supuesto conforme a los principios y obligaciones de Ley.

VII. Derechos del Titular de los Datos Personales

Dentro del marco de la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1074 de 2015, las Circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, como cualquier norma o regulación que modifique y/o adicione a las anteriores y de conformidad con la Política para el Tratamiento de Datos Personales, disponible en: (incluir), tu y los demás Titulares de la información en la Universidad Ean tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a La Universidad Ean. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos y fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Ser informado por la Universidad Ean previamente sobre el uso que les ha dado la Institución a sus Datos Personales.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que corresponda, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
4. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esto, con excepción de los casos en los que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
5. Acceder a los Datos Personales que hayan sido entregados por el Titular y que sean objeto de Tratamiento por parte de la Universidad Ean.
6. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Universidad Ean, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
7. Solicitar la eliminación de los Datos Personales cuando se haya agotado la finalidad que dio lugar a su Tratamiento y no exista un deber legal o contractual que lo impida.
8. Solicitar en cualquier momento la eliminación de los datos utilizados para contacto con fines comerciales y publicitarios.
9. Respetar los derechos de los titulares de los datos utilizados para los proyectos de implementación de nuevas tecnologías e IA, velando por que siempre estén informados y tengan abiertas las posibilidades de preguntar y autorizar conforme a la comprensión, la confianza y transparencia del funcionamiento propio de la tecnología o IA frente a la cual sus datos se han visto impactados de alguna mamera.

VIII. Mecanismos para la protección de los derechos

Nos interesa la protección de tus Datos Personales, la Universidad Ean ha implementado medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales necesarias para la protección de tus Datos Personales. Para ello cuenta con las políticas y procedimientos legales necesarios adoptados internamente y administrados por el oficial de Datos Personales quien lidera la adecuada ejecución del programa de gestión de protección de Datos Personales.

Adicionalmente cuenta con el Manual de Seguridad de la Información, el Manual de uso de cookies y otras tecnologías y el Manual de Directrices y Procedimientos.

Para más información sobre el Tratamiento de tus Datos Personales podrás consultar la Política de Protección de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en la página de la Institución.

IX. Modificaciones al Aviso de Privacidad

Y finalmente, queremos contarte que cualquier modificación al presente Aviso será informada oportunamente a través de la página web de la Universidad. A continuación, se relacionan las fechas en que este aviso ha sido revisado y actualizado.